Actualmente enfrentarse a situaciones en las cuales una organización sea víctima de un delito, es una posibilidad que ninguna empresa puede ignorar. Desde ciberataques hasta el hurto, las compañías de todos los tamaños pueden ser blanco de actividades delictivas. En medio de la incertidumbre y el caos que genera un incidente así, es crucial que las personas encargadas de la dirección, administración y control actúen con determinación para minimizar y gestionar el daño. Por lo anterior, presentamos cinco consejos que puedes seguir en caso de que tu empresa sea víctima de un delito:
- Tomar el control de la situación: por lo general ser víctima de un delito puede ser una situación que te lleve a sentimientos de pánico o confusión, pero es fundamental mantener la calma y retomar el control sobre el liderazgo de la organización. Seguidamente es importante que establezca un equipo de respuesta preparado para abordar la situación de manera efectiva, inicialmente puede estar integrado por personas al interior de la empresa que pertenezcan a áreas de dirección, esto con el fin de realizar actividades encaminadas a preservar cualquier evidencia relevante para la investigación y así interponer las acciones legales pertinentes.
- Análisis del daño: una vez se haya tomado el control de la situación y se encuentre integrado el equipo de respuesta, es crucial realizar una evaluación exhaustiva del caso con el fin de identificar efectivamente que información, activos o recursos han sido comprometidos o afectados por el delito. Es importante analizar desde los datos confidenciales de clientes, proveedores, empleados, contabilidad, entre otros, hasta los recursos físicos con que cuente la empresa, esto con el fin de conocer el impacto, lo cual es fundamental para establecer la estrategia de acción tanto administrativa como legal.
- Definición de estrategia y ejecución: Después de analizar el daño y haber preservado la evidencia posible, es importante establecer una estrategia en doble vía, la primera será administrativa, caso en el cual es necesario tomar acciones para mejorar la seguridad y los procedimientos internos, en aras de generar controles que permitan la eliminación de riesgos o la detección temprana de la materialización de estos. La segunda hace referencia a la presentación de la denuncia pertinente ante la Fiscalía General de la Nación, esto con el fin de adelantar el procedimiento penal correspondiente, dicha denuncia es importante acompañarla de documentos que soporten los hechos denunciados, por lo que es importante ser asesorado por un abogado penalista experto en derecho penal corporativo, pues el profesional conocerá cual será la forma y medio más adecuado, jurídicamente hablando, por medio del cual allegar dichos elementos materiales probatorios con el fin de avanzar rápidamente e la investigación en curso; así mismo será el encargado de ser el apoderado en el proceso penal, quien actuará de acuerdo con la estrategia jurídica ya planteada.
Adicionalmente es importante establecer en la estrategia el adelantamiento de los procedimientos internos, siendo esto, por ejemplo, un delito causado por un empleado de la empresa será necesario adelantar el proceso disciplinario del Reglamento Interno de trabajo y evaluar la posibilidad de despido con justa causa.
- Cuidar la reputación de la organización: La comunicación asertiva y la transparencia con las personas que se relacionan con su organización, es vital en un caso como estos, por lo que es importante comunicar claramente lo sucedido, las acciones que se han desplegado para la mitigación del daño y la gestión del impacto, y las acciones que se pondrán en marcha para la protección de clientes, socios o empleados. Las relaciones empresariales que se crean con todas las personas que de una u otra forma se integran a su empresa son generadoras de valor, por lo que la comunicación asertiva ayuda a mantener la confianza y cuidar la reputación, incluso en momentos difíciles.
- Crecimiento empresarial: claramente ninguna empresa quiere ser víctima de un delito, sin embargo, este es uno de los riesgos asociados a todas las organizaciones en todos los sectores de la economía. La materialización de este riesgo sin duda es una gran oportunidad de capitalizar lo aprendido y mejorar los sistemas y procedimientos de control interno de la compañía, fortaleciendo, no solo las barreras físicas y tecnológicas, sino también la cultura y ética organizacional, siendo esta ultima el bastión más importante para la prevención de delitos en las empresas.
Finalmente es importante concluir que, si bien ser víctima de un delito en la organización puede generar grandes retos desde el punto de vista empresarial, seguir estas recomendaciones representa la diferencia en la forma en la cual se actuará con posterioridad. La generación de estrategias reactivas frente al daño causado es muy importante, así como también lo es el fortalecimiento de la prevención con la creación de barreras admirativas que permitan la eliminación de riesgos y la identificación temprana de eventos que pongan en riesgo la empresa, así podrá, no solo hacerles frente a las situaciones que puedan surgir, sino también mantener la buena reputación y las relaciones empresariales.